Viermaal is scheepsrecht? De weg naar een digitaal bureau

In de herfst van 2012 besluiten Door Vonk en Bram Kuiper een app te ontwikkelen. De app, die later de naam Untire krijgt, is gericht op (ex)kankerpatiënten die worstelen met langdurige, vaak extreme vermoeidheid. Zonder enige kennis over en ervaring met app development besluiten de twee op zoek te gaan naar een digitaal bureau. Dat blijkt een stuk gecompliceerder dan verwacht.

Ruim jaar zes geleden begon bij Door Vonk en Bram Kuiper het idee voor Untire te rijpen. De twee werkten op dat moment allebei voor het Helen Dowling Instituut (HDI), een gespecialiseerde GGZ-instelling die kankerpatiënten helpt bij de verwerking van psychische problemen. Psycholoog Bram Kuiper was daar tot zijn afscheid in 2017 zeventien jaar lang directeur, Door Vonk adviseerde als ZZP-er het instituut over strategische fondswerving.

De twee besloten in 2012 om los van het Helen Dowling Instituut, maar met instemming van de Raad van Toezicht van het instituut, de startup Tired of Cancer op te richten, met als missie een app ontwikkelen die een effectief zelfmanagementprogramma biedt tegen vermoeidheidsklachten bij kanker. “We waren op dat moment onbeschreven bladeren: we hadden totaal geen kennis over het bouwen van apps”, vertelt Bram Kuiper. “Vanuit ons netwerk kregen we tips over potentiële bureaus om mee samen te werken, dus die benaderden we.” Het duo gelooft vanaf het begin in hun missie en investeert met eigen geld (spaargeld, verhoging hypotheek) in de bouw van de app.

Roemenië

Vonk: “Onze eerste keuze viel op een bureau in Roemenië dat gerund wordt door een Nederlandse jongen. Zijn verhaal was goed, hij had al een paar indrukwekkende projecten op zijn naam staan, én het betaalbare Roemeense uurloon was aanlokkelijk. Volgens hem zouden we half 2013, dus een half jaar later, onze app kunnen lanceren. Het klonk erg overtuigend en wij waren destijds zulke leken: je kon ons alles op de mouw spelden.”

Bram Kuiper (Foto Tjitske Sluis)

Vonk en Kuiper reisden twee keer af naar Roemenië en het contact leek goed, maar er kwam op den duur steeds meer ruis op de lijn. “We wachtten soms wekenlang op een reactie op onze mails”, vertelt Kuiper. Ruim een jaar na de kick-off van de samenwerking werd duidelijk dat de ideeën voor de Untire app veel te complex waren voor het team in Roemenië. “Dat hebben ze een half jaar stilgehouden Uiteindelijk is de samenwerking, met het nodige gedoe, stopgezet.”

1…2…3…

Die eerste ervaring met een appbureau is voor Vonk en Kuiper een dure les geweest, vertellen ze, maar de reden ligt niet enkel bij de developers, ook bij henzelf. “Wij waren onwetend en goedgelovig, en hadden bovendien niet onze aandacht volledig bij dit project. We hadden er destijds allebei nog een fulltime baan naast en konden er dus niet continu bovenop zitten.”

Ondanks de investering in tijd en geld is er in de zomer van 2014 nog geen app. Kuiper en Vonk leggen hun project neer bij een tweede bureau. “Hun team had ervaring in de zorg en leek in eerste instantie een prima partij voor ons. Daar kwamen we al na een paar weken op terug. Het team bleek te klein zijn en miste de specifieke kennis die er nodig was voor de bouw van de Untire app zoals wij die voor ons zagen. Wij liepen ondertussen over van de ideeën en belden ze wekelijks op met nieuwe input. Daar kon dat bureau absoluut niet tegen. ‘We maken eerst dit af, daarna kijken we pas verder’, hoorden we regelmatig. Er was geen ruimte voor flexibiliteit of aanpassingen on the go.”

Kuiper en Vonk wagen een poging met een derde digitaal bureau, maar ook die samenwerking strandt na een jaar. “Dat team had goede wil maar ons tempo liep niet gelijk op met de planning en beschikbaarheid van de bouwer. Ondertussen werden wij met de dag ongeduldiger en wilden we eindelijk eens iets van onze app laten zien op congressen of aan potentiële investeerders. Uiteindelijk is er wel een pilotversie opgeleverd waarmee we een kleinschalig onderzoek bij patiënten hebben gedaan. Daarna zijn we, overigens in goed overleg, uit elkaar gegaan”

Drie keer duurder

Ondanks het uitblijven van een eerste gelanceerde versie van de app gaat bij de drie verschillende bureaus waar ze mee samenwerken wel steeds de meter lopen en komen er facturen binnen. “De app is uiteindelijk vele malen duurder geworden dan wij van tevoren hadden bedacht”, zegt Kuiper. “Als je zelf weinig verstand van dit soort zaken hebt, dan heb je een deskundige adviseur en waakhond nodig. Wij kregen die eerste jaren offertes met bedragen en specificaties binnen, maar we hadden geen idee of dat een beetje klopte of niet. Je kan het totaal niet plaatsen, omdat je geen idee hebt hoeveel uur het bijvoorbeeld kost om een bepaalde pagina in een applicatie te maken.”

Het duo geeft niet op en gaat een volgende samenwerking aan met een nieuw bureau. Dat wordt Inspire, opgericht door Floris Vlasveld. “Toen Floris hoorde dat wij al drie bureaus ‘versleten’ hadden, twijfelde hij wel even. Maar na contact met een van die bureaus was het voor hem duidelijk hoe de vork in de steel zat en hoe de samenwerking dit keer anders ingestoken moest worden. Viermaal is scheepsrecht”, lacht Vonk.

Inpire (foto's Thijs Rooimans)

Need to have vs. nice to have

“Na die eerste gesprekken met Inspire viel bij ons echt het kwartje. De ontwikkeling van een app bestaat uit allerlei fases, van idee, naar concept, design, ontwikkeling en uiteindelijk de livegang”, aldus Kuiper. “We zijn de app gaan zien als een nieuwbouwproject, waarbij je onder andere architecten, constructeurs en bouwmanagers nodig hebt. Wij wilden direct beginnen met bouwen, zonder eerst een stap terug te zetten en te kijken: wat is ons doel, wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen? Blijkbaar lieten die eerste drie bureaus dat toe, als een soort van kleine bouwbedrijfjes die meenden alles in huis te hebben. Bij Inspire werd die stap terug wel gezet en hebben we, eigenlijk voor het eerste sinds we in 2012 met dit idee kwamen, een eerlijke start gemaakt.”

Maart 2018 werd de eerste (Engelstalige) versie van Untire gelanceerd. “Sinds die eerste versie hebben er alweer zes updates plaatsgevonden”, vertelt Kuiper. “Tussendoor moeten er allerlei grote en kleinere keuzes worden gemaakt, maar daar worden we voor het eerst goed in begeleid. We bekijken goed wat need to have en nice to have is en hebben nu zelf veel beter in de hand wat de consequenties in tijd en geld zijn als we bepaalde veranderingen willen doorvoeren. Daarnaast worden we door Inspire scherp gehouden op het grotere doel van de app. Ook helpt het dat we nu zelf een projectmanager in huis hebben als go-between”

Inspire (foto Thijs Rooimans)

Geleerde lessen

Dat de Untire app uiteindelijk pas bij een vierde digitaal bureau gebouwd kon worden, kan domme pech zijn, zegt Kuiper, maar hij weet waar hij de volgende keer zelf goed op zou letten. “Die hard geleerde lessen geven we graag aan anderen mee die in eenzelfde schuitje zitten.” De belangrijkste les is volgens hem dat je een goede partner zoekt, oftewel in de vorm van een bureau, of een ZZP’er met veel ervaring. “Zoek iemand met ervaring met het ontwikkelproces, die gepokt en gemazeld is. Het liefst iemand die jou zo onafhankelijk mogelijk advies kan geven en die niet gebonden is aan een bepaalde partij. Daarbij zou het geweldig zijn als er op internet een soort van objectieve zoekmachine bestaat met selectiecriteria, want er is een eindeloos aanbod aan ontwerp- en bouwbureaus. De meeste start-ups zullen door de bomen het bos niet zien.”

Vonk vult aan: “Sta eerst en vooral stil bij de stappen die gezet moeten worden voordat je kunt gaan bouwen aan een app. Wij zijn daarin naïef geweest: als je een huis wilt laten bouwen, heb je een bouwtekening nodig. Ga die eerst eens (laten) maken.”

Tenslotte is communicatie key, zegt Vonk. “Dat lijkt evident, in alle projecten waarin je met mensen of bedrijven samenwerkt is het belangrijk goed te communiceren. Specifiek in de wereld van softwareontwikkeling, waarin developers nogal eens in 1’en en 0’en lijken te praten, moet je hier echter extra alert op zijn. Zorg dat je elkaars taal begrijpt of zoek daarin iemand die voor die overbrugging kan zorgen.”