eHealth op de werkvloer: slimme scanner controleert medicatie aan het bed

In de serie ‘eHealth op de werkvloer’ spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth-toepassingen. Veel van deze technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging: maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: Elze Bent, voorzitter van de verpleegkundige adviesraad, en Dianne Hendriks, manager Zorg, in het Deventer Ziekenhuis.

“Toen ik begon met dit project was ik werkzaam als senior verpleegkundige. Inmiddels ben ik voorzitter van de verpleegkundige adviesraad en geef ik samen met Dianne Hendriks leiding aan de afdeling waar in eerste instantie de pilot met MedEye draaide”, vertelt Elze Bent. In het Deventer Ziekenhuis, waar Bent en Hendriks werkzaam zijn, worden jaarlijks zo’n 250.000 medicatieopdrachten verwerkt.

“Op de G2 - de naam voor de cardiologie, gynaecologie en urologie verpleegafdeling - werd geconstateerd dat ons medicatiesysteem anders moest. We werkten met oude medicijnkarren en de dubbele controle bij het toedienen van medicatie aan een patiënt leverde vaak problemen op. De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) verwacht van ieder ziekenhuis dat er altijd een tweede controle plaatsvindt wanneer een zorgverlener medicatie toedient aan een patiënt”, vertelt Hendriks.

Bent: “In ons geval betekent dat je voor zo’n dubbelcheck een andere verpleegkundige moet roepen. Dat is lastig: je stoort die verpleegkundige in haar werkzaamheden en werkt daarmee mogelijk fouten in de hand. Vooral ’s nachts of in de weekenden als je met minder personeel staat is het problematisch. Wij lopen daar niet als enige tegenaan: bijna alle ziekenhuizen krijgen die dubbele controle niet of niet goed voor elkaar.”

Medicatiecontrole door de MedEye

Een apotheker in het Deventer Ziekenhuis, Peter Wierenga, stelt MedEye voor, een apparaat dat aan het bed medicatie scant. “We hadden daarvoor al meerdere opties bekeken, zoals een medicatie-robot. Over de MedEye waren we allemaal direct enthousiast”, vertelt Bent. “Vanuit verpleegkundig oogpunt en met mijn hands on ervaringen ben ik betrokken bij de ontwikkeling en implementatie van de MedEye op de afdeling.”

MedEye voert de medicatiecontrole uit, wat inhoudt dat er gecontroleerd wordt of de toe te dienen medicatie overeenkomt met wat de arts heeft voorgeschreven. Eerst wordt de barcode van de patiënt gescand, daarna wordt de toe te dienen medicatie in het laadje van de MedEye geplaatst. Dat laadje heeft een verwisselbaar bakje, waar alle tabletten los in gaan. Die tabletten worden vervolgens gescand op kenmerken als vorm, grootte, inscriptie of kleur. Op het moment dat er medicijnen inzitten die niet worden herkend of die niet zijn voorgeschreven, krijgt de verpleegkundige daar een melding van. De verpleegkundige krijgt overigens ook een melding als de medicatie akkoord is.

Medicatie wordt gecontroleerd op vorm, grootte, inscriptie of kleur

Even wennen

MedEye staat op een zogenaamde medicatie-cow, een computer op wielen. Op die computer draait het elektronische patiëntendossier van het Deventer Ziekenhuis. In dat EPD zit een medicatie-module, waarin het elektronische voorschrijf systeem is opgenomen. Dat elektronische voorschrijf systeem communiceert vervolgens draadloos met de MedEye.

In september 2015 start de ruim vier maanden durende pilot met het slimme apparaat op de G2 afdeling. “Wij dachten aanvankelijk dat we binnen een paar weken wel gezien zouden hebben hoe zoiets werkt, maar de pilot bleek achteraf een langduriger en intensiever traject te zijn”, aldus Hendriks. “Wij zijn als eerste ziekenhuis van Nederland grootschalig met de MedEye aan de slag gegaan, daarvoor had dat bedrijfje alleen nog maar twee kleine pilots in ziekenhuizen gedraaid. Dat was dus al even wennen.”

Voordat er met de MedEye gewerkt kan worden moet alle medicatie die het Deventer Ziekenhuis op voorraad heeft ingescand worden. “Daar is het bedrijf dagen mee bezig geweest”, vertelt Bent. “Ze scannen niet alleen alle losse pillen, maar ook kwartjes en halfjes. Dat is het mooie van de MedEye ten opzichte van een medicatie-checker die alleen barcodes scant: zo'n barcode-checker maakt geen onderscheid tussen een hele of een halve pil.”

WiFi frustratie

Los van de tijd die het bedrijf achter MedEye nodig heeft om alle medicatie in te scannen, komen Bent en haar collega’s tijdens de pilot ook achter zaken die in het ziekenhuis nog niet goed op orde zijn. “Allereerst bleken onze bestaande medicatie-karren te klein. Met de MedEye erop bleek de werkruimte te klein voor de verpleegkundigen. Dus moesten er nieuwe karren komen.” Ook blijkt de WiFi-verbinding niet overal in het ziekenhuis even goed te zijn. “Slechte WiFi werkt frustratie in de hand”, aldus Bent, “dergelijke logistieke randvoorwaarden moeten bij een pilot op orde zijn.”

Van alle verpleegkundigen op de afdeling wordt verwacht dat zij vanaf dag één werken met MedEye. “We hebben gezegd: als we de pilot gaan doen, dan gaat iedereen meedoen. Je kunt niet met twee systemen naast elkaar blijven werken”, legt Hendriks uit. “In het begin merkten we weleens wat weerstand, maar naarmate de pilot vorderde, de karren groter werden en er steeds meer medicijnen in het systeem zaten, werden de verpleegkundigen steeds tevredener.”

Dianne Hendriks (manager zorg) en Peter Wierenga (apotheker) met de MedEye op een 'medicatie-cow'

Ook Bent kan dat beamen: “Als de MedEye, de medicijnkar en de WiFi goed werken, dan word je daar als verpleegkundige heel blij van. Je kunt aan het bed bij de patiënt gemakkelijk en zelfstandig de controle doen.” De handeling op zich kost weinig extra vaardigheden of training, licht Hendriks toe. “Je bent per verpleegkundige hooguit een half uur tot een uur kwijt voor het wegwijs maken.” Dat is volgens Bent dan ook het mooiste van de MedEye: het apparaat ondersteunt het huidige werkproces, er hoeft geen nieuw werkproces omheen bedacht te worden. “Het is echt een kwaliteits- en verbeterslag die je maakt.”

Een boterhamzakje vol pilletjes

De meeste patiënten merken weinig van het nieuwe apparaat aan het bed, vertelt Bent. “We hebben door middel van een enquête wel geprobeerd om wat meningen en ervaringen te verzamelen, maar daar kwam eigenlijk weinig uit. We hebben al wel meegemaakt dat er op een andere afdeling een zeer verwarde patiënt lag. Die patiënt had een boterhamzakje vol pillen mee, maar niemand wist wat die medicatie precies was. Door die berg pillen in de MedEye te doen, kon de verpleegkundige ze herkennen en beoordelen of dit overeenkwam met de door de arts voorgeschreven medicatie.”

Op den duur zouden Bent en Hendriks graag zien dat zogenaamde high risk medicatie, alles wat met een naald in het lichaam gaat, ook gecontroleerd kan worden door de MedEye. “Er komt een soort oog op het apparaat, waarmee ook dat soort medicatie gescand kan worden. Dan kun je helemaal zelfstandig medicatie controle aan het bed uitvoeren, ook tijdens minder drukbezette diensten.”

Drie fouten per dienst

De kosten voor de MedEye zijn betaald door het ziekenhuis vanuit een innovatie budget. Of de MedEye op den duur ook kostenbesparend werkt, betwijfelt Hendriks. “We hebben de investering gedaan met het oog op verbetering van service en veiligheid. Maar de MedEye voorkomt mogelijk wel extra inzet. De zorg wordt complexer, behandelingen intensiever en patiënten gaan ingewikkeldere medicatie gebruiken. Om dat bij te benen heb je nog nauwkeurigere dubbele controles nodig en door MedEye kun je dat beter beheersen.”

Inmiddels is de pilot met de MedEye op de G2 afdeling afgerond. Uit de evaluatie blijkt dat het apparaat per dienst gemiddeld drie fouten detecteerde, bijvoorbeeld niet de juiste medicatie voor de juiste persoon of fouten in het tijdstip van toediening. “Dat zijn toch serieuze aantallen”, meent Bent. “Een paracetamol of een bepaald diabetesmedicijn lijken als ze uit de verpakking gehaald zijn sprekend op elkaar. Dat haal je er zelfs met een dubbelcheck met het blote oog niet uit.”

De G2 afdeling blijft voorlopig de innovatie-afdeling, het zogenaamde MedEye proeflab, waar nieuwe functionaliteiten getest gaan worden. Inmiddels staat de MedEye ook klaar om op andere afdelingen in gebruik genomen te worden. “We zijn al een paar super users aan het klaarstomen die gaan helpen bij het in gebruik nemen”, zegt Hendriks. "Hopelijk zijn eind 2016 alle klinische verpleegafdelingen overgestapt naar deze nieuwe manier van werken.”

Alle afleveringen van eHealth op de werkvloer lezen?