eHealth op de werkvloer: een app aan het bed

In de serie eHealth op de werkvloer spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth toepassingen. Veel van die technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging. Maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: Melanie Groothuis, projectleider Nursemapp bij het UMC Utrecht. 

“Ik geloof in het belang van apps waar mensen in hun dagelijks leven baat bij hebben. In apps die mensen echt helpen en die een meerwaarde leveren aan iemands werkzaamheden. Nursemapp is zo’n app”, vertelt Melanie Groothuis. Ze werkt als projectleider van Nursemapp op de ICT-afdeling van het UMC Utrecht.

Op deze afdeling, met zo’n 200 man, wordt de IT voor het hele ziekenhuis verzorgd. “In het UMC Utrecht zijn we in 2011 over gegaan op de software van Chipsoft . Dat was voor de verpleegkundigen ook nieuw: de verpleegkundige dossiers van hun patiënten werden allemaal digitaal. Dat was op zich al een grote verbetering, maar toch stonden ze aan het bed alsnog papieren in te vullen. Ze vonden dat die handeling handiger en slimmer moest kunnen en kwamen zelf met een idee. Dat werd dus Nursemapp.”

Nursemapp wordt tijdens de Ureka Mega Challenge gepresenteerd, een traject van het UMC Utrecht waarin geselecteerde deelnemers de kans krijgen om hun uitvindingen en ideeën voor de zorg te presenteren. De deelnemer met het beste plan wint een geldsom en krijgt de kans om het idee in de praktijk uit te voeren. Verpleegkundigen Wim van den Hoeven en Henrice Ester doen in 2012 mee aan deze wedstrijd. “Hoewel ze de hoofdprijs niet wonnen, was iedereen al zo enthousiast dat er al genoeg mankracht en geld was om de app te realiseren”, vertelt Groothuis.

Nursemapp tijdens de Ureka MegaChallenge

Daarom kan in september 2012 de inrichting van de app beginnen. Er wordt eerst gekeken naar wat er allemaal nodig is voor zo’n applicatie. In januari 2013 begint de ICT-afdeling aan het bouwen van de software en de ontwikkeling van de app.

 Afgelopen maart ging een pilot versie van Nursemapp op één afdeling live. “Ik vind het belangrijk om te benadrukken dat deze app dus echt is ontwikkeld op de werkvloer. De vraag is vanaf de verpleegkundigen zelf gekomen en niet vanuit de ICT; iets wat je vaker ziet bij eHealth toepassingen. Het programma Zorg ICT van het UMC Utrecht heeft voor de randvoorwaardes van de ontwikkeling van de app gezorgd: genoeg geld, mankracht en onderzoek. De app is daarnaast dus ook nog helemaal met eigen (financiële) middelen van het UMC Utrecht opgezet.”

Binnen het UMC is er een speciale regiegroep verpleegkundigen met afgevaardigden van verschillende disciplines uit het hele ziekenhuis. De plannen voor Nursemapp werden bij deze groep neergelegd en de voorstellen worden bij hun getoetst. Hierdoor werd er een uniform en generiek product opgeleverd die voor alle verpleegkundigen een meerwaarde heeft.

Invoeren van een meetwaarde

Tijdswinst

De app is direct een succes. “De verpleegkundigen waren heel enthousiast, ze wilden deze app immers zelf graag hebben. Ze hebben een heel belangrijke rol gespeeld in de ontwikkeling ervan: zij waren leidend bij dit project.”

Met name in de nachtdienst levert Nursemapp veel tijdwinst op, vertelt Groothuis.

 “Normaal schreven verpleegkundigen meetwaarden als pijnscore en temperatuur van een patiënt aan het bed op een papier op. Zodra ze de tijd ervoor vonden, werden deze gegevens ingevoerd in het digitale dossier van de patiënt. Daar kon soms gemakkelijk een paar uur tussen zitten. Niet alleen was er dus sprake van een dubbele handeling, ook stond die vitale informatie dus niet direct paraat voor andere zorgverleners.”

Beeld uit Nursemapp video (bron: YouTube)

Daar biedt Nursemapp dus uitkomst. Hoewel de handeling van het bijhouden van meetgegevens nog steeds hetzelfde is, worden de resultaten nu op een smartphone ingevoerd en gaat de informatie rechtstreeks naar het EPD (elektronisch patiënt dossier) . De verpleegkundige logt in en kan een patiënt selecteren. Zodra ze de meetwaardes invoert en op opslaan drukt, worden deze gegevens direct naar het dossier van de patiënt gestuurd.”

Aan de veiligheid van de app en de medische gegevens die ermee verstuurd worden, zijn hoge eisen gesteld. “Het UMC Utrecht beheert de smartphones, dat heeft alles met beveiliging te maken. Als je zo’n telefoon verliest, kunnen wij deze op afstand leeghalen.” Deze gegevens mogen wegens veiligheid ook niet lokaal worden opgeslagen. “Als je een smartphone kwijt raakt, mogen daar vanzelfsprekend geen patiëntgegevens op terug gevonden kunnen worden. Dus mogen er geen lokale gegevens op de smartphone staan; geen cache of tussentabel mag aangemaakt worden. Dit heeft alleen als nadeel dat alle gegevens opnieuw ingevoerd moeten worden als een Wi-Fi verbinding wegvalt”, vertelt Groothuis.

Inloggen met een pincode

Een Wi-Fi probleem

En het wegvallen van de Wi-Fi verbinding, dat is één van de grootste mankementen bij het gebruik van de app op dit moment. “Tijdens de pilot fase kwamen we er al vrij snel achter dat de Wi-Fi op de patiëntenafdelingen in het UMC Utrecht niet voldoende was. Toen we de app aan het ontwikkelen waren hadden we wel getest of de Wi-Fi goed genoeg was en wij dachten dat we er wel mee weg zouden komen. We hoopten dat het voldoende was, maar dat bleek niet zo te zijn. Het onhandige is vooral dat er geen peil op te trekken is: het signaal is heel wisselend en het is niet zo dat één bepaalde kamer juist wel of juist geen Wi-Fi heeft.”

Patienten overzicht per kamer

Zonder Wi-Fi verbinding werkt de app niet en dat levert in het UMC Utrecht op dit moment een probleem op. “Het bereik op de verpleegafdeling is niet op het niveau wat we nodig hebben. Gelukkig wordt de Wi-Fi komende maand in orde gemaakt, want we zijn erg afhankelijk van goed bereik.”

Hoewel Groothuis naar eigen zeggen geen andere keuzes had gemaakt als ze de app nog eens mocht ontwikkelen, zijn er naast de Wi-Fi ook nog wel andere dingen waar ze mee “moeten dealen”. En dat is Nursemapp’s afhankelijkheid van andere systemen. “Nursemapp maakt gebruik van het verpleegkundig dossier.

Als de verpleegkundigen een aanpassingen zouden willen zien in de app, bijvoorbeeld als ze een bepaalde vragenlijst willen, dan moet dat dus in het verpleegkundig dossier aanwezig zijn of  gebouwd worden voordat we het in Nursemapp kunnen gebruiken. Maar dan kan het vervolgens zo zijn dat de software van Chipsoft, die wij nodig hebben voor Nursemapp, die opties (nog) niet biedt. Dan moeten wij dus ook weer met hun in gesprek om te kijken of dat toch gerealiseerd kan worden. We hebben veel contact met Chipsoft over Nursemapp en deze ontwikkeling en gelukkig werken zij heel prettig met ons samen hierin.”

Nursemapp in andere ziekenhuizen

En wat zijn de toekomst plannen? Groothuis wil graag dat de app in de toekomst nog meer meetwaardes aan gaat bieden en dat er functionaliteiten als een vragenlijst toegevoegd worden. Daarnaast moet het Wi-Fi probleem worden opgelost. “Niet alleen bij ons op de pilot-afdeling, maar door het hele ziekenhuis. Pas als de Wi-Fi in orde is, is kan Nursemapp grootschalig worden uitgerold. En dat is uiteindelijk wel het plan.” Naar financieringsmiddelen om dit doel tot stand te laten komen, wordt momenteel ook al gekeken.

Zelfs over het gebruik van Nursemapp in andere ziekenhuizen wordt al nagedacht. In december organiseert het UMC Utrecht een congres waarin andere geïnteresseerde ziekenhuizen kunnen kijken of Nursemapp inderdaad iets voor hen is. Heel eenvoudig zou zo’n aansluiting overigens nog niet zijn. “Onze software praat met Chipsoft software en het is niet makkelijk om die te koppelen aan andere EPD software. Maar zelfs al gebruikt een ziekenhuis wel Chipsoft, dan loop je nog tegen het probleem aan dat die software overal anders is ingericht. En als de  inrichting niet hetzelfde is als bij ons, dan moet dat dus worden aangepast. De basis moet eerst gelijk gemaakt worden. Kortom: echt makkelijk is het niet, maar het kan wel.”

Alle afleveringen lezen van eHealth op de werkvloer? Klik dan op deze overzichtpagina